Nawet co trzeci pracownik może już nie wrócić do biura po lockdownie – wynika z badań Gartnera. To dane globalne, ale i w Polsce coraz więcej firm przyznaje, że praca zdalna po prostu się sprawdziła i w okresie długoterminowym nabierze jeszcze większego znaczenia. Jak zatem w dłuższej perspektywie rozwijać firmę, wykorzystując technologie pracy na odległość?
Umiejętne rozstawienie aparatów lub kamer, wykorzystanie mobilnego greenboxa, nowoczesne oprogramowanie streamingowe oraz porady dotyczące oświetlenia i nagłośnienia – wszystko to nabiera dziś nowego znaczenia. Podczas kilku miesięcy lockdownu eksperci Canon Polska nie zrezygnowali ze spotkań z klientami, ale postawili na profesjonalne domowe studio do spotkań online, szkoleń czy webinarów.
– Odpowiednia prezentacja produktu, podobnie jak bezpośredni kontakt z klientem, to podstawa każdego biznesu – mówi Piotr Wieczorek, Business Development Manager B2C Canon Polska. – Podczas lockdownu nasz zespół B2C stanął przed wyzwaniem: jak zachować bezpieczeństwo, nie rezygnując z dotychczasowych standardów kontaktu z kontrahentami? Tak powstało prawdziwe domowe studio do internetowych transmisji i online spotkań z klientami wspomina.
W testowym spotkaniu online, zorganizowanym wspólnymi siłami producenta oraz jednej z uczelni, uczestniczyło ponad 400 studentów. Streaming video na żywo wygenerował prawie 6 razy większe zainteresowanie niż dotychczasowe wykłady prowadzone w klasyczny sposób – na żywo.
– Wszystko to wskazuje, że internetowe formy komunikacji, w tym także praca zdalna, będą nabierały coraz większego znaczenia. Nie sprawdziły się obawy przedsiębiorców, że pracownicy będą mniej wydajni podczas pracy z domu – komentuje Piotr Wieczorek.
Pięć filarów wydajnej pracy zdalnej
Istotnie – jak przekonują psychologowie biznesu, dobrze zorganizowana praca w domu może być niemal tak samo wydajna, jak biurowa. Warto jednak przestrzegać kilku zasad. Eksperci podzielili je na pięć głównych filarów:
1. Psychiczny komfort. Warto odseparować się od domowych “rozpraszaczy”, zachować odpowiedni rytm pracy i pozostawać w regularnym kontakcie ze współpracownikami oraz przełożonymi.
2. Uporządkowanie przestrzeni cyfrowej oraz analogowej. To kwestia, która dotyczy zwłaszcza firm na początku ich cyfrowej transformacji. Przejście w większej mierze na pracę zdalną może być dobrą okazją, aby większość dokumentacji przerzucić całkowicie do sieci.
3. Odpowiednie narzędzia komunikacji. Niepewne połączenie, ciągły pogłos, brak wyraźnej wizji, opóźnienia – to częste bolączki wielu grupowych spotkań internetowych. Aby firma sprawnie działała na odległość, warto zadbać o dostarczenie pracownikom odpowiednich rozwiązań technicznych.
4. Bezpieczeństwo cyfrowe. HomeOffice nie może być służyć jako okazja dla cyberprzestępców. Warto inwestować w świadomość pracowników oraz odpowiednie zabezpieczenia ze strony oprogramowania.
5. Nowoczesne technologie. Znaczne ułatwienie i uporządkowanie codziennej pracy.
Z głową w chmurach
Ekspert Canon Polska znajduje odpowiedź na większość tych zagadnień.
– To oprogramowanie chmurowe. Cyfrowy “mózg” firmy, znajdujący się nie w biurze, a w przestrzeni internetowej. Łączący poszczególnych pracowników oraz ich komputery, zapewniający nowoczesne i wydajne rozwiązania techniczne oraz wyśrubowane normy cyberbezpieczeństwa – mówi Dariusz Szwed, Product Business Development Manager, B2B w Canon Polska.
W ostatnich latach chmura obliczeniowa niemal całkowicie zintegrowała się z nowoczesnym biznesem. Coraz bardziej kreatywne pomysły przedsiębiorców udowadniają jej ogromną przydatność. Jedna z firm meblarskich udostępnia projekty mebli w przestrzeni chmurowej, pozwalając klientom pobrać (zakupić) gotowe schematy i zlecić produkcję mebli lokalnym wykonawcom w ich regionie. Dzięki pomysłowemu wykorzystaniu Internetu, zyskuje nie tylko firma-producent, ale też lokalna społeczność.
– Fascynują nas podobne pomysły, ale wcale nie musimy wybiegać myślami tak daleko – zwraca uwagę Dariusz Szwed. – Korzyści z wykorzystania technologii chmurowych są widoczne także w codziennej pracy, zwłaszcza tej na odległość. Zastosowanie oprogramowania chmurowego może na przykład uprościć system zarządzania dokumentami. Konkretne pliki będą na firmowym serwerze przypisane do konkretnego pracownika, uszeregowane w przejrzysty sposób i zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.
Jeszcze lepsze osiągi mają dziś drukarki oraz skanery.
– Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą automatycznie rozpoznać skanowaną fakturę i wysłać ją bezpośrednio do odpowiedniego działu, powiadomić konkretnego pracownika o zawartych w dokumencie treściach albo zapisać plik w odpowiednim katalogu. Wszystko staje się prostsze i dużo bardziej czytelne. A to kluczowa wartość w sytuacji, gdy różni pracownicy pracują nad jednym tematem – podsumowuje Dariusz Szwed.
Jak przekonują eksperci, polscy przedsiębiorcy powinni pracować nad wydajnym wykorzystaniem możliwości, które daje im praca zdalna. Wydaje się bowiem, że “HomeOffice” pozostanie z nami na dłuższy czas. To nie tylko kwestia lockdownu, ale i cyfrowej transformacji biznesu, która w ostatnich latach nabiera wyraźnego przyspieszenia.