Zamawiający będący podmiotami publicznymi nie mają pełnej swobody w zakresie organizacji procesu zakupowego. Zobowiązani są oni bowiem przestrzegać reżimu wynikającego z przepisów o zamówieniach publicznych, które mają na celu zapewnienie poprawnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi przez zamawiających oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu konkurencyjności dla wykonawców. Realizacja obowiązków wynikających z tych przepisów nie zawsze jest jednak prosta, zwłaszcza w przypadku zamówień IT, które potrafią być bardzo złożone (jak choćby umowy dotyczące wdrożeń czy utrzymania systemów informatycznych dla administracji).
Problemem przy zamówieniach publicznych dotyczących IT jest często brak odpowiedniego przygotowania merytorycznego po stronie zamawiających, w tym wiedzy co do przebiegu procesów wdrożeniowych czy kwestii nabywania praw/licencji do systemów informatycznych. Przykładowo, zdarzało się w przeszłości, że ogłaszano zamówienia na dostawę systemu operacyjnego Microsoft Windows wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich do niego. Oczywiście, takie skrajne przypadki – mające wręcz humorystyczny aspekt – zdarzają się rzadko. Niemniej, faktem jest, że występuje pewien deficyt wiedzy. Dlatego też chciałem w tym tekście napisać kilka słów odnośnie działań podejmowanych od dobrych kilku lat przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP), które mają na celu zmianę tego stanu rzeczy.
Już w latach 2009-2012 UZP przygotowało i opublikowało szereg dobrych praktyk adresowanych do zamawiających, w tym w sprawie udzielania zamówień na systemy informatyczne i dostawę zestawów komputerowych. Od jakiegoś czasu prowadzone są prace mające na celu opracowanie nowych rekomendacji w tym zakresie, zwłaszcza w kontekście faktu, iż od początku 2021 r. obowiązuje nowe prawo zamówień publicznych. W ramach tych prac, prowadzonych przy udziale organizacji branżowych reprezentujących środowisko IT, opublikowano dotychczas następujące dokumenty: (1) tom I rekomendacji ws. postępowania na udzielenie zamówienia publicznego na system informatyczny dotyczący czynności przygotowawczych przed wszczęciem postępowania, (2) tom II ww. rekomendacji dotyczący OPZ (opisu przedmiotu zamówienia) i przygotowania postępowania [wersja do konsultacji publicznych] oraz (3) rekomendacje ws. udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych. Dostępny jest także zaktualizowany w lutym 2021 r. dokument „analiza dobrych praktyk w zakresie realizacji umów IT”, który omawia kluczowe mechanizmy kontraktowe i zawiera przykładowe klauzule umowne. Powyższe dokumenty dostępne są na stronie internetowej UZP.
Warto sięgnąć do ww. opracowań i z nich korzystać. Co prawda, są one adresowane przede wszystkim do zamawiających, podpowiadając im m.in. jak przygotować się do realizacji zamówienia (w tym jak zrobić rozeznanie rynku) oraz jak opisać przedmiot zamówienia w sposób nieograniczający konkurencji. Niemniej, lektura rekomendacji będzie interesująca również dla wykonawców, a zwłaszcza dla tych, którzy stawiają dopiero pierwsze kroki na rynku zamówień publicznych, gdyż pomoże im zorientować się, jak powinien wyglądać prawidłowo przygotowany proces zamówieniowy i ocenić wstępnie, czy wymagania stawiane przez zamawiających są zgodne z prawem. Tutaj, spoilując nieco, wspomnę przykładowo o rekomendacji, by konstruować opis przedmiotu zamówienia w oparciu o wymagania funkcjonalne i wymagania dotyczące planowanego sposobu wykorzystania danej technologii (a nie czyste specyfikacje techniczne) oraz o tym, że wydajność powinna być mierzona w oparciu o testy aplikacyjne a nie testy syntetyczne. Zachęcam do lektury.