Zapewne większość z Was słyszała na zajęciach z ekonomii pojęcie Analiza SWOT, a jeśli nie słyszeliście albo też zapomnieliście cóż to takiego jest (bo studia były dawno tego, a w swojej pracy nie potrzebowaliście albo nie wiedzieliście, że możecie działać dzięki tej analizie), to pozwolę sobie zacytować Wikipedię:
SWOT – popularna heurystyczna technika służąca do porządkowania i analizy informacji. Nazwa jest akronimem od angielskich słów określających cztery elementy składowe analizy (Strengths, Weaknesses, Opportunities i Threats). W zarządzaniu analiza SWOT jest stosowana do analizy wewnętrznego i zewnętrznego otoczenia organizacji […]
Na pewno SWOT jest ciekawym sposobem na opracowanie strategii w kontekście organizacji, ale owa technika jest idealna do analizy zarówno projektu, produktu, czy nawet własnej sytuacji zawodowej (jeśli ktoś planuje albo zmuszony jest do poszukiwania nowego zajęcia), czy też jakiejkolwiek sytuacji w naszym życiu np. decyzję o zakupie mieszkania (analizujemy lokal, nasze zasoby, otoczenie lokum).
W jaki sposób SWOTnąć?
Jest kilka sposobów począwszy od metodyki zapisu wyników przemyśleń. Analizę możemy zrobić sami zamykając się w ciszy własnego pokoju czy gabinetu, notując wszystko długopisem na kartce, możemy też zapisywać wszystkie nasze przemyślenia w pliku Word albo Excel. Musimy podzielić kartkę czy też obszar roboczy dokumentu na cztery sekcje zatytułowanie Strengths (silne strony organizacji, projektu, produktu, sytuacji, działu itd.), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (możliwości) i Threats (zagrożenia).
Z doświadczenia (przynajmniej mojego) wynika, że nie wszystkie myśli, uwarunkowania, okoliczności, powiązania pojawiają się od razu, czasem zaskakuje miejsce i czas przebłysku naszego intelektu. Czasem zaskoczymy z samego rana, czasem wieczorem, czy to podczas biegania, czy jazdy rowerem. Czy warto robić SWOTa samemu czy w zespole? Myślę, że jeśli prowadzisz i organizujesz tego typu spotkanie warto, abyś przygotował się do niego i miał kilka „asów”, czyli zapisów w głowie czy zanotowanych na kartce. Ale wracając do głównej kwestii – uważam, że w zespole, ponieważ wiele osób może mieć różne spojrzenia na przedmiot SWOTa, zwłaszcza jeśli pracują na rzecz różnych działów, a ponadto każdy z nas ma inne spojrzenie na pewne zagadnienie.
W ujęciu mikroekonomicznym za silną stronę możemy uznać wysokie kompetencje zespołu w danym obszarze czy referencje, w przypadku słabości – bardzo często pojawiają się kwestie cash flow, otoczenie dotyczyć może szans rynkowych (np. wprowadzenie RODO), a zagrożeniem to działalność konkurencyjna, niestabilność polityczna czy też… zmiany klimatyczne
Dla jednej osoby pewna sytuacja i okoliczność może być zagrożeniem, dla drugiej szansą i podobnie z uwarunkowaniami wewnętrznymi – pewna cecha może być zarówno silną, jak i słabą stroną – warto więc określać sprawę zgodnie z kontekstem (przykładowo organizacja posiada silny zespół developerski – silną stroną są kompetencje, zaś słabą stroną może być koszt takiego zespołu, w pierwszym przypadku zapiszmy wysokie kompetencje technologiczne, w drugim wysokie koszty zespołu developerskiego). Nierzadko problem sprawia określenie czy coś dotyczy wnętrza organizacji czy też otoczenia. Co wtedy robić – również zapisać kontekst. Wiele analiz dotyczących rozwoju biznesu w ostatnich latach poruszało kwestię funduszy unijnych i przykładowo możemy zapisać to jako szansę (to otoczenie firmy) i jako silną stronę (jeśli wskażemy, że mamy doświadczenia w pozyskiwaniu czy też korzystaniu z takiej formy finansowania). Warto też pamiętać stosując tę technikę o aspektach miękkich i ludzkich, czyli pracowniczych – nie tylko twarde dane z Excela mogą służyć podejmowaniu decyzji. Warto pamiętać o nastrojach, podejściu do pracy, wypaleniu zawodowym, kompetencjach i doświadczeniu zespołu.
No i najważniejsze… Analiza musi być szczera
Wiele osób w organizacjach unika konfrontacji z rzeczywistością, boi się podejmować jakiekolwiek działania mogące zmienić tę rzeczywistość, ponieważ boi się… kompromitacji, zarzutów o niekompetencje, podejrzeń o to, że nic w danej dziedzinie nie zostało zrobione przez wiele lat. Przyczyną takiej sytuacji może być arogancja i brak pokory, więc w wielu przypadkach możemy spotkać się z ostracyzmem ze strony swoich przełożonych, że wetknęliśmy kij w mrowisko, pokazując okoliczności (np. słabe strony organizacji albo niewykorzystane szanse) i znaleźć się nawet bez pracy, czy też nasza praca okazuje się nieznośna z powodów „politycznych”).
Analiza SWOT daje wartościowy rezultat analityczny […], pod warunkiem, że jest ono stosowane konsekwentnie i świadomie.
Żeby jakakolwiek analiza miała sens musi być szczera, bo z powodu poklepywania się po plecach w firmie nie będzie lepiej (skoro jest źle), a strategia dotrwania do końca kolejnego kwartału i „skasowania” premii nie będzie skutkować niezmiennymi zmianami w działaniu firmy. Czyli uwaga dla Was: jeśli chcecie zrobić „publiczną” analizę SWOT w swojej organizacji dotyczącej czy to całości firmy czy tylko produktu / projektu – zastanówcie się czy to Wam nie zaszkodzi. Jeśli czujecie, że może to spowodować turbulencje – czasem warto odpuścić i po prostu zmienić robotę. Ale pamiętajcie też, że owa analiza może być dla Was szansą na awans. A na pewno rozwinie Was. Inną metodą jest przekonanie osoby odpowiedzialnej za dany obszar do tego, że jest to jej pomysł.
Wybór należy do Was. Ale na pewno jest to świetna technika na rozpoczęcie zmian. Niestety, wiele organizacji po prostu płynie i bardzo często większość ludzi „biega z taczką, ale za bardzo nie wie po co?”, bo nie przynosi to oczekiwanych (czasem żadnych) rezultatów.
Po co ten SWOT?
Zgromadzone informacje pozwalają na wybór decyzji, ukierunkowanie działań czy całościowe opracowanie strategii organizacji opartej na faktach – silnych stronach i szansach, ograniczając słabe strony i zagrożenia. Rozwinięciem techniki SWOT jest nadawanie wag poszczególnym zapisom, możemy też próbować sobie odpowiedzieć na pytania (cytuję za Wikipedią):
· Czy dana mocna strona pozwoli nam wykorzystać daną szansę?
· Czy dana mocna strona pozwoli nam zniwelować dane zagrożenie?
· Czy dana słaba strona ogranicza możliwość wykorzystania danej szansy?
· Czy dana słaba strona potęguje ryzyko związane z danym zagrożeniem?
W jednym z następnych artykułów skupię się na tym, co zrobić z analizą SWOT i jak przekuć nasze zapisy w plan działania.
Zadanie domowe
Jeśli jeszcze nigdy nie przeprowadzaliście sobie takiej analizy myślę, że dość ciekawym dla Was może być przeprowadzenie analizy własnej osoby w kontekście zmiany pracy albo też dokonanie analizy Waszej Organizacji, Działu, Produktu, którym się zajmujecie. Jeśli macie jakieś przemyślenia i pytania, to zapraszam do kontaktu przemyslaw@brandsit.pl