Jak firmy wykorzystujące nowoczesna narzędzia do współpracy mogą wspierać angażujące środowisko pracy i ułatwiać pracownikom pourlopowy powrót do firmowej codzienności.
Wracający z wakacji, wypoczęci i pełni energii pracownicy, którzy już następnego dnia chodzą poirytowani narzekając na codzienne problemy to biurowa rzeczywistość. W miarę zwiększającego się obciążenia pracą i powracających frustracji, okres tuż po zakończeniu sezonu letniego może być trudny dla wielu osób. Przedsiębiorstwa próbują zapewnić możliwie najlepsze miejsce pracy dla pracowników powracających z urlopów, zwłaszcza biorąc pod uwagę rosnące trudności związane z pozyskiwaniem i utrzymywaniem talentów.
Wychodząc naprzeciw takim problemom, eksperci Cisco prezentują pięć sposobów na zapewnienie zespołom bardziej wydajnego i satysfakcjonującego środowiska pracy, a także redukowanie powakacyjnej szarości dnia codziennego, dzięki wykorzystaniu narzędzi do współpracy:
1. Elastyczna praca to podstawa
Pracownicy wracający z przerwy letniej często zastają ogromną liczbę skumulowanych zadań do wykonania. Firmy mogą zmniejszyć stres powakacyjny i poprawić wydajność w tym intensywnym okresie, m.in. poprzez wprowadzenie elastycznego systemu pracy.
Elastyczna polityka pracy ma szansę zwiększyć wydajność i zadowolenie pracowników oraz zmniejszyć ich absencję i rotację. Badanie przeprowadzone przez uczonych z Uniwersytetu Stanforda wykazało, że wydajność firm, które ją wdrożyły, wzrosła o ponad 13%, podczas gdy rotacja personelu zmniejszyła się o 50%. Pracownicy powinni mieć swobodę pracy z dowolnego miejsca praktycznie zawsze, gdy nie są zobowiązani do przebywania w biurze. Mogą dzięki temu oszczędzać czas i energię na poradzenie sobie z nagłym wzrostem obciążenia po okresie letnim.
2. Kreatywna praca wspierana rozwiązaniami do współpracy
Aby utrzymać wysoki poziom satysfakcji pracowników, wykorzystywane przez nich narzędzia powinny wspierać kreatywność. To właśnie ona jest konsekwentnie klasyfikowana jako jedna z kluczowych cech, które powinien posiadać pracownik. Ponadto jest to zasadniczy element wspierania innowacji biznesowych. Ma ona również duży wpływ na zatrzymanie pracowników w firmie – pracownicy, którzy mają możliwość wyrażenia swojej kreatywności, nie tylko będą bardziej produktywni, ale również bardziej zadowoleni ze swojej roli w organizacji.
Na kreatywność wpływają narzędzia do współpracy, które umożliwiają ludziom spotykanie się i wymianę pomysłów. Przedsiębiorstwa powinny udostępnić pracownikom takie rozwiązania jak wirtualne tablice, a także umożliwić wspólne edytowanie różnych dokumentów w czasie rzeczywistym. Idealny scenariusz zakłada również, że funkcje te powinny być dostępne na każdym urządzeniu, umożliwiając pracę wszędzie tam, gdzie pojawiają się impulsy kreatywności.
3. Walka z tym, co rozprasza podczas pracy
Jedną z pierwszych rzeczy, które prawdopodobnie zauważą pracownicy wracający do pracy, zarówno fizycznie jak i zdalnie, jest to, jak często są odrywani od wykonywanych zadań. Jak wynika z raportu Udemy in Depth: „2018 Workplace Distraction”, około 50% pracowników twierdzi, że rozproszenie uwagi jest głównym problemem w pracy, co powoduje, że są oni znacznie mniej produktywni.
Firmy powinny minimalizować rozproszenie uwagi podczas spotkań i współpracy, np. poprzez wdrożenie narzędzi, które mogą zidentyfikować i odfiltrować irytujące odgłosy z otoczenia, takie jak szczekanie psów, wycie syren czy pisanie na klawiaturze.
Idealny scenariusza zakłada, że te same rozwiązania na rzecz współpracy oferują pomoc wizualną (np. automatyczne powiększenie na ekranie uczestników wirtualnego spotkania, odpowiednie ich śledzenie i kadrowanie), eliminując w ten sposób rozproszenia audiowizualne.
4. Wygodniejsza i łatwiejsza praca dzięki sztucznej inteligencji
Większość pracowników jest bardziej zmotywowana, kiedy może realizować swoje zadania skuteczniej. Dyrektorzy ds. informatyki (CIOs) powinni dążyć do stworzenia środowiska, w którym pracownicy mogą znaleźć swój “styl pracy”, koncentrując się na tym, co robią najlepiej. Czas przeznaczony na realizację kluczowych zadań często muszą podzielić na otwieranie nowych narzędzi, odpowiadanie na wiadomości czy reagowanie na zaproszenia do kalendarza. Dużo czasu poświęcają również na zarządzanie, planowanie i dołączanie do spotkań oraz sprawdzanie, czy wszystkie istotne osoby w nich uczestniczą, jednocześnie sporządzając notatki.
Obecnie CIO powinni oczekiwać, że systemy wspomagane mechanizmami sztucznej inteligencji będą w dużej mierze w stanie przejąć część obowiązków przed, w trakcie i po spotkaniach. Asystenci głosowi pozwalają szybko dołączać do spotkań, a także pomagają w szybkim lokalizowaniu informacji. Rozpoznawanie twarzy służy do automatycznego ustalenia, czy wszyscy uczestnicy są obecni. Rozpoznawanie głosu można wykorzystać do tworzenia transkrypcji, podsumowania spotkania czy przydzielania dalszych zadań jego uczestnikom.
5. Wykorzystanie narzędzi do współpracy w celu wspierania kontaktów międzyludzkich
Znaczenie relacji międzyludzkich w miejscu pracy jest nie do przecenienia. Tam, gdzie komunikacja za pośrednictwem np. poczty elektronicznej może być bezosobowa, narzędzia wideokonferencyjne mogą zapewnić dużo bogatszy kontekst, dostarczając wskazówek wizualnych i dźwiękowych, które pomagają w utrzymaniu dobrych relacji zawodowych. Ponadto systemy do współpracy mogą np. zebrać informacje kontekstowe na temat przewidywanych uczestników spotkania, takie jak wykaz ich ostatnich aktywności w mediach społecznościowych, wypowiedzi lub interakcji z innymi użytkownikami. Są to nie tylko informacje istotne z perspektywy przebiegu spotkania, ale również dające szansę na zbudowanie nici porozumienia w oparciu np. o wspólne zainteresowania. Rozpoznawanie twarzy podczas spotkania pozwala określić kto jest kim, a następnie wyświetlić identyfikatory każdego z uczestników. Dzięki takim rozwiązaniom łatwiej jest prowadzić rozmowę i nawiązać bliskie relacje.