Polskie przedsiębiorstwa stanęły przed ważnym wyzwaniem wdrożenia europejskiej Dyrektywy o sygnalistach. Wciąż brakuje jednak krajowych przepisów w tym zakresie, co sprawia, że firmy zwlekają z wprowadzeniem odpowiednich zmian. Nie warto jednak czekać na ostatni moment, tym bardziej że działania sygnalistów mogą przynieść biznesowi poważne korzyści. W zgodnej z przepisami ochronie ich praw pomogą doradcy i narzędzia IT.
Sygnalista, po angielsku Whistleblower, to osoba, która zgłasza zauważone przez siebie nieprawidłowości w działaniu swojej firmy lub instytucji administracji publicznej, samorządowej albo innej organizacji pożytku publicznego. Co ważne, dokonuje takiego zgłoszenia w dobrej wierze, nie odnosząc przy tym osobistych korzyści.
Przekazywanie takich informacji może się jednak spotkać z negatywnym odbiorem współpracowników, pracodawcy lub społeczeństwa. To dlatego Unia Europejska przygotowała Dyrektywę o sygnalistach, która ma chronić sygnalistów przed akcjami odwetowymi. Dyrektywa od 17 grudnia 2021 r. obejmuje przedsiębiorstwa oraz podmioty z sektora publicznego zatrudniające co najmniej 250 osób. Termin wdrożenia przepisów w firmach, które mają od 50 do 249 pracowników, został przesunięty na 17 grudnia 2023.
Polskie prawo wciąż nie jest gotowe na europejskie zmiany. W parlamencie jest projekt ustawy, który wejdzie w życie trzy miesiące po przeprocesowaniu (w obecnej proponowanej formule) i zobowiąże firmy do posiadania rozwiązań, procedur i narzędzi do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.
Sygnalista – przyjaciel czy wróg?
Choć idea sygnalisty jest jasna, wiele osób mylnie utożsamia działalność takiej osoby z donoszeniem. Nic bardziej mylnego. Sygnalista informuje o wielu różnych nieprawidłowościach, ale – co ważne – sam nie ponosi z tego tytułu żadnych korzyści. Nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia, nie poprawiają się warunki jego pracy, nie jest specjalnie traktowany. Po prostu widzi błędy i pokazuje je swojemu pracodawcy lub instytucji, z którą współpracuje.
– Sygnalista zgłasza zmiany, które mogą poprawić działalność operacyjną firmy. Zauważa na przykład, że firma nie stosuje wystarczających środków bezpieczeństwa, co może zakończyć się wypadkami i koniecznością wypłaty ogromnych odszkodowań. Lub widzi, że przedsiębiorstwo płaci za system, z którego w rzeczywistości nie korzysta – naraża się więc na niepotrzebne koszty. Takich przykładów jest dużo. Firma nie zawsze sobie je uświadamia, dlatego pomoc ze strony pracowników, którzy obserwują działanie przedsiębiorstwa oddolnie, jest nieoceniona. Pomaga oszczędzać i poprawiać wydajność oraz bezpieczeństwo organizacji. Buduje poczucie współodpowiedzialności za biznes. Najważniejsze jest jednak to, by stworzyć pracownikom poczucie bezpieczeństwa, komfort. Tylko w takich warunkach będą szczerze dzielić się spostrzeżeniami – mówi Anna Tomczyk, Lead Consultant w GFT Technologies.
Dyrektywa o sygnalistach ma zapewnić pracownikom strefę komfortu w tym działaniu. Zobowiązuje bowiem pracodawców do wdrożenia procedur oraz narzędzi, które pomogą informować o nieprawidłowościach, chroniąc dane sygnalistów. Przewiduje też sankcje w przypadku utrudniania dokonania zgłoszenia, podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty czy naruszenia obowiązku zachowania poufności jego danych.
Co ważne, procedowana w Polsce ustawa wymaga też podjęcia konkretnych działań naprawczych oraz potwierdzenia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego wpłynięcia.
Wykluczenie cyfrowe zatrzyma dyrektywę?
Jak firmy mogą przygotować się do wprowadzenia tych wytycznych? Pomogą oczywiście technologie. Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka różnych rozwiązań – subskrypcję gotowego programu, system on-premises instalowany na własnej infrastrukturze lub nakładkę na działające już w firmie narzędzia informatyczne.
– Podobne regulacje istnieją już choćby w branży finansowej. Teraz po prostu zostaną przeniesione na inne branże. I tu może się pojawić problem, bo dyrektywa dotyczy także sektorów, w których pracownicy są dużo mniej „ucyfryzowani”. Osoby zatrudnione choćby w budowlance nie mają nieustannego dostępu do komputerów czy firmowych smartfonów. Jak zatem pomóc im zgłosić naruszenie? I na to są rozwiązania – mówi Aleksander Rujna, Senior Business Analyst w GFT Technologies.
Przede wszystkim dyrektywa nie wymaga wprowadzania narzędzi elektronicznych. W firmach wciąż mogą funkcjonować skrzynki wrzutowe lub dedykowane infolinie. Oczywiście zgłoszenie elektroniczne jest wygodniejsze, pozwala bowiem jednocześnie śledzić, co się z nim dzieje. Dodatkowo – z założenia narzędzie takie musi być dostępne nie tylko dla pracowników firmy, ale też dla kontrahentów, partnerów, podwykonawców, stażystów itd. – innym słowem dla wszystkich osób związanych z daną organizacją. Najlepiej więc powiązać je ze stroną WWW.
– Wciąż zdarzają się firmy, które nie mają aktywnych stron internetowych. Jednak i to nie jest problemem we wdrażaniu dyrektywy. Wykluczenie cyfrowe nie będzie więc przeszkodą w dostosowaniu się do przepisów, zwłaszcza jeśli w proces wdrażania ustawy zaangażowane zostaną podmioty, które mają doświadczenie we wprowadzaniu rozwiązań w obszarze compliance – dodaje Aleksander Rujna. – W GFT mamy wiele pomysłów, które możemy zaproponować polskim firmom, a które opierają się na naszej wiedzy wynikającej z wieloletniej współpracy z instytucjami finansowymi. Co chyba najważniejsze w kontekście wymagań Unii Europejskiej – zapewniamy, że każde z tych rozwiązań będzie bezpieczne i będzie chronić dane wrażliwe. A jakie to będzie narzędzie? To zależy od oczekiwań i możliwości konkretnego przedsiębiorstwa. Całe szczęście dyrektywa daje tu sporą elastyczność.
Czy wdrożenie nowych przepisów musi być drogie? Niekoniecznie. Rozwiązania oparte na chmurze zdejmują z firmy konieczność zapewnienia odpowiedniej infrastruktury. Cała aplikacja jest hostowana po stronie dostawcy chmury. Koszty użytkowania natomiast łatwo dostosować w tym przypadku do poziomu faktycznego zużycia aplikacji. Gdy nie będzie zgłoszeń, hostowanie będzie tanie.
Choć polskie prawo wciąż nie jest gotowe na wprowadzenie Dyrektywy o sygnalistach, firmy muszą już dziś wdrożyć rozwiązania, które będą pomagać w zgłaszaniu nieprawidłowości w przedsiębiorstwach. Dotyczy to także mniejszych podmiotów, które nowe przepisy obejmą dopiero 17 grudnia 2023 r. Poświęcenie czasu na odpowiednie przygotowanie, wewnętrzny audyt, stworzenie procedur i wybór najlepszego narzędzia przełoży się na bezproblemowe wdrożenie, które nie zakłóci działania firmy.