Trudno dziś wyobrazić sobie prowadzenie nawet małego biznesu bez żadnych narzędzi informatycznych i komputerów lub smartfonów. Szczególnie te ostatnie mogą znacznie ułatwić działanie, bo zapewniają mobilność. Jednak bez dobrej aplikacji mobilnej żaden smartfon nie będzie wsparciem.
Specyfika wielu branż sprawia, że często pracownicy i przedsiębiorcy muszą wykonywać część swoich obowiązków poza biurem. Wtedy pomocne okazują się aplikacje mobilne zainstalowanie w urządzeniach mobilnych.
Dlaczego aplikacja mobilna?
Aplikacje mobilne dla firm stają się coraz częściej koniecznością, i to nie tylko w dużych firmach. Dzięki takim aplikacjom można pracować efektywnie również poza biurem. Takie oprogramowanie ułatwia pracę nie tylko samemu przedsiębiorcy, ale również jego pracownikom (np. przedstawicielom handlowym).
Aplikacje mobilne dla firm stają się coraz bardziej rozbudowane i coraz bardziej funkcjonalne, ponieważ dostępne są coraz bardziej zaawansowane urządzenia mobilne. Dzięki temu takie aplikacje są dobrą alternatywą dla systemów stacjonarnych. Mogą być również wersjami tych systemów na urządzenia mobilne. Jednym z przykładów aplikacji mobilnej dla firm jest oprogramowanie do księgowości online.
Co potrafi aplikacja do księgowości online?
To, jak przydatne bywają aplikacje mobilne w prowadzeniu firmy, najłatwiej pokazać na oprogramowaniu służącym do prowadzenia księgowości online. Na rynku można znaleźć różne tego typu aplikacje (np. ERP XT Comarch). Te najlepsze pozwalają prowadzić kompleksowo każdą formę księgowości (np. księga przychodów i rozchodów, pełna księgowość).
Jakie funkcje powinna mieć dobra aplikacja mobilna do księgowości online? Zanim przejdziemy do konkretów, warto podkreślić, że takie oprogramowanie powinno mieć intuicyjny, przejrzysty interfejs. Długie szukanie potrzebnych funkcji bywa denerwujące i wydłuża załatwianie spraw księgowych, a przecież w biznesie czas to pieniądz, żeby zacytować znane powiedzenie.
Aplikacja, która jest w stanie obsługiwać wszystkie formy księgowości, jest z założenia bardzo rozbudowana. Musi bowiem zapewniać wszystkie najważniejsze operacje związane z prowadzeniem księgowości w firmie. Najczęściej można znaleźć takie funkcje jak:
- rejestr VAT (sprzedaż i zakup);
- generowanie plików JPK i przesyłanie ich do Urzędu Skarbowego;
- automatyczne obliczanie deklaracji podatkowych i ich wysyłka;
- rozliczenie przedsiębiorcy;
- prowadzenie ewidencji i środków trwałych;
- wprowadzanie dokumentów kosztowych – najlepsze aplikacje potrafią je odczytywać z plików PDF lub zdjęć;
- generowanie obrotów i sald;
- ewidencja i rozliczanie wynagrodzeń pracowników
Księgowość samodzielna czy biuro rachunkowe?
Część przedsiębiorców, prowadzących nawet małe firmy, zastanawia się, czy w ogóle warto prowadzić samodzielnie księgowość. Alternatywą jest oferta biura rachunkowego. To oczywiście koszt, chociaż także wygoda. Dzięki aplikacji mobilnej do księgowości online można jednak zautomatyzować wiele procesów związanych z księgowością w firmie. To pozwala prowadzić samodzielnie księgowość przez przedsiębiorcę bez potrzeby poświęcania temu wiele czasu i bez zgłębiania przepisów podatkowych. Dobra aplikacja do księgowości powinna zawsze uwzględniać aktualnie obowiązujące przepisy podatkowe. Warto dodać, że taką aplikację można również wykorzystywać, gdy korzysta się z usług biura rachunkowego. Dzięki niej można bowiem znacznie przyspieszyć i ułatwić przekazywanie dokumentów księgowemu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając aplikację do księgowości?
Duża liczba aplikacji mobilnych do księgowości na rynku sprawia, że wybór najlepszej może stwarzać pewne problemy. Na pewno nie warto się spieszyć z podjęciem decyzji. Warto zapoznać się dokładniej z funkcjonalnościami co najmniej kilku aplikacji.
Na co zwracać uwagę, wybierając aplikację do księgowości? Przede wszystkim należy sprawdzić, kto jest jej producentem. Najlepiej wybierać znane, działające od lat na rynku firmy. Do tego trzeba się upewnić, czy aplikacja jest systematycznie aktualizowana i uwzględnia wszystkie najnowsze zmiany w przepisach podatkowych. Istotne jest także to, czy oprogramowanie obsługuje formę księgowości odpowiednią dla danego użytkownika. Warto również przejrzeć oferowane funkcje.
Aplikacje mobilne mogą znacznie ułatwić prowadzenie firmy, czego przykładem są aplikacje do księgowości. Trzeba jednak wybrać oprogramowanie spełniające potrzeby danego przedsiębiorcy i uwzględniające jego specyfikę. Tylko wtedy aplikacja stanie się realnym wsparciem w prowadzeniu biznesu.