Pracownicze Plany Kapitałowe to ogromne wyzwanie dla przedsiębiorców. Jak zawsze w takich sytuacjach pomocne mogą być rozwiązania IT. W większości firm nie trzeba wprowadzać nowych oprogramowani, wystarczy te już używane przez działy HR rozszerzyć o kolejne funkcje.
Komentarz Piotra Kaweckiego, dyrektora zarządzającego w ITBoom
Do sprawnej implementacji narzędzi IT i wdrożenia udogodnień w ramach Pracowniczych Programów Kapitałowych (PPK) najczęściej będą wykorzystywane istniejące rozwiązania w działach HR. Pytanie, czy dana firma posiada zautomatyzowane procesy wniosków HR, w jakim stopniu, ale także które z narzędzi stosuje do ich obsługi. Mówiąc obrazowo wraz z wejściem w życie PPK, każdy pracownik powinien mieć możliwość złożenia stosownych deklaracji za pomocą odpowiedniego wniosku w systemie informatycznym firmy. Do pracodawcy należy decyzja, czy rozbuduje tę funkcjonalność o kolejne elementy. Stan konta, wartość poszczególnych składek, możliwość ich zwiększenia w przyszłości – ty tylko niektóre z funkcjonalności, jakie możemy ująć w rozwiązaniu informatycznym dedykowanym PPK. Ustawodawca nie dysponuje, ale i też nie przewiduje dedykowanych wtyczek, czy API, dzięki którym będziemy mogli zintegrować się z systemami PFR. To też gros działań leży po stronie poszczególnych firm, które same muszą wziąć na siebie ciężar budowy takich rozwiązań i implementacji funkcjonalności odpowiadających za PPK w ramach tworzonych systemów. Pozwala to dość dowolnie podejść do takiego wdrożenia. Z doświadczenia wiemy, że wdrażając rozwiązania w ramach pakietu Microsoft takich jak: Dynamics CRM, Office 365, Azure czy po prostu współdzielenia i współpracy w obrocie dokumentów w SharePoint firmy decydują się na implementacje rozwiązań odpowiadających za obsługę działów HR. Możliwości w ramach funkcjonowania odpowiednich wniosków czy też wsparcia IT w tym obszarze jest naprawdę dużo. Urlopy, ewaluacje, integracje, rejestracja czasu pracy, nadgodziny, premie i systemy motywacyjne – to naprawdę tylko czubek góry lodowej. Wdrożenie takich rozwiązań dzisiaj zajmuje naprawdę niewiele czasu. Sądzę, że dostosowanie systemów do obsługi PPK nie powinno zająć firmom dużo czasu, ani też nie pochłonie znacznych środków na inwestycje w tym obszarze. Dzisiejsze rozwiązania, są bowiem w znakomitej mierze oparte o chmurę obliczeniową i eliminują daleko idące inwestycje w sprzęt i ludzi do jego obsługi. Wystarczą chęci. I wybór odpowiedniego partnera do współpracy. Zmapowanie procesów i tak naprawdę określenie czego oczekują pracownicy, a ile z siebie chce im dać pracodawca. Reszta to kwestia pracy firmy IT, która dostaje zadanie sprawnego przeprowadzenia procesu wdrożenia w firmie. Szkolenia i fizyczne zastosowanie rozwiązań także nie powinno trwać długo – są to raczej proste funkcjonalności, które nie sprawią pracownikom wielu problemów, a ostatecznie wręcz ułatwią ich pracę.