Czym jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to rządowa platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur w ustrukturyzowanej formie drogą elektroniczną. Poprzez ustrukturyzowaną formę faktury elektronicznej rozumie się fakt, iż taki dokument jest zgodny ze ściśle określonymi specyfikacjami. Oznacza to, że taka faktura elektroniczna w systemie KSeF ma postać wiadomości XML, która pozwala odbiorcom na jej automatyczne przetwarzanie.
Faktury elektroniczne przesyłane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur oznaczone są przypisanym numerem, który pozwala na zidentyfikowanie konkretnej faktury w tej bazie, dzięki czemu wystawiony dokument jest e-fakturą, a nie wyłącznie dokumentem sprzedaży. Polska jest czwartym krajem UE, który wdraża to rozwiązanie. Obecnie system tego typu funkcjonuje już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur docelowo ma zastąpić faktury drukowane i cyfrowe przesyłane mailowo (np. w formacie PDF). Rządowa platforma do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku. Do tej pory była jednak dobrowolna. Ustawa z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw określiła ogólne ramy funkcjonowania tego systemu. Z kolei nowelizacja tej ustawy z dnia 7 sierpnia 2023 roku określiła datę, kiedy KSeF stanie się obligatoryjny. Dla dużych firm termin ten został wyznaczony na 1 lipca 2024 roku, z kolei dla małych i średnich firm dopiero na 1 stycznia 2025 roku. System ten ma zmniejszyć lukę VAT i uszczelnić polski system podatkowy.
KSeF dla wielu przedsiębiorców będzie wiązał się z całkowitą zmianą procesów, w których uczestniczyły faktury. System ten jednak ma sprawić, że wszelkie działania związane z wystawianiem i odbieraniem faktur będą szybsze i sprawniejsze.
Więcej na ten temat znajdziesz na: https://www.editel.pl/rozwiazania-edi/e-faktura/ksef/.
Co przedsiębiorca zyskuje dzięki KSeF i dlaczego warto go wdrożyć jak najszybciej?
Krajowy System e-Faktur, choć obecnie jest jeszcze dobrowolny to z uwagi na szereg korzyści, które przynosi podatnikom, jest wykorzystywany zarówno przez duże, średnie, jak i małe firmy. Do zalet KSeF-a można zaliczyć brak konieczności wystawiania duplikatów faktur i samodzielnego ich przechowywania oraz archiwizacji.
System umożliwia również szybkie wystawianie i odbieranie faktur, a dane podatnika są natychmiast i na bieżąco dostarczane do Ministerstwa Finansów, a następnie porządkowane według określonego schematu. Zaletą korzystania z KSeF-a jest też możliwość uzyskania wcześniejszego zwrotu podatku VAT, naliczonego w ciągu 40, a nie 60 dni, o ile firma spełnia przesłanki określone w ustawie o VAT.
Przy wystawianiu faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur stosuje się zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Z tego powodu, kluczem do sukcesu dla wielu firm, będzie połączenie z KSeF-em aktualnie posiadanego oprogramowania. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być na przykład narzędzie KSeF Connect oferowane przez EDITEL Polska.