Cyfrowa transformacja ma w Polsce zróżnicowane oblicze. Wśród polskich firm są zarówno podmioty, które dopiero stawiają pierwsze kroki w digitalizacji, wdrażając np. systemy ERP, jak i takie, które już od kilku lat swobodnie korzystają z rozwiązań służących do automatyzacji procesów biznesowych i ich bieżącej adaptacji, zgodnie z rytmem zmian zachodzących zarówno wewnątrz organizacji, jak i w jej otoczeniu.

Digitalizacja to nie sztuka dla sztuki

Przejście z rozwiązań analogowych na cyfrowe i kreatywne korzystanie z nich do budowania przewagi biznesowej przestało być wyłącznie domeną rynkowych innowatorów, a stało się powszechnie przyjętym elementem nowoczesnej strategii biznesowej.

Jak wynika z obserwacji firmy Forrester, jednej z czołowych firm badawczych, zajmujących się śledzeniem trendów w IT i biznesie, redukcja kosztów coraz częściej przestaje być głównym motorem zarządzania procesami biznesowymi. Zaczyna ją zastępować bardziej strategiczne dążenie do digitalizacji procesów (Business Process Management Playbook, Forrester, 2016). Jednak eksperci wskazują, że doskonałość operacyjna nie powinna być celem samym w sobie. Dopiero optymalizacja skoncentrowana na wsparciu cyfrowych punktów styku z klientem będzie oznaczać skuteczną digitalizację.

Tego rodzaju podejście można zaobserwować wśród coraz większej grupy działających w Polsce firm, które należą do swego rodzaju cyfrowej awangardy na tle rodzimego biznesu. Organizacje te korzystają już z rozwiązań klasy BPM/RAD (Business Process Management / Rapid Application Development) i opracowują własne cyfrowe rozwiązania tak, aby dostosować je do potrzeb biznesowych, skoncentrowanych wokół cyfrowych oczekiwań klientów.

Fakt ten potwierdzają wyniki ankiety przeprowadzonej w maju 2017 r. przez firmę WEBCON na próbie 126 klientów. Jako najważniejsze obszary wdrożenia BPM w przyszłym roku firmy wskazują właśnie sprzedaż i relacje z klientami (40 proc.).

Co ciekawe, równie ważna dla ankietowanych firm jest digitalizacja obszaru kadr i HR (39 proc.), co wskazuje, że w dobie stopniowej cyfryzacji dotykającej właściwie każdej z branż, organizacje dostrzegają konieczność dbania o swój najważniejszy kapitał, czyli pracowników. Natychmiastową korzyścią dla obu stron jest oczywiście zautomatyzowanie prostych, powtarzalnych czynności, a przez to uwolnienie czasu i kompetencji pracowników do wykonywania zadań bardziej kreatywnych. Jednak dostarczenie pracownikom nowoczesnych systemów to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też równy i łatwy dostęp do informacji, sprawiedliwy i uporządkowany udział w procesach decyzyjnych, czy sprawna i szybka obsługa ze strony działu HR. Klasycznie rozumiana optymalizacja procesów, czyli dążenie do doskonałości operacyjnej schodzi powoli na dalszy plan, choć oczywiście nadal pozostaje w kręgu zainteresowania, w szczególności kadry zarządzającej.

Wśród wskazanych przez użytkowników obszarów do cyfrowego zagospodarowania znalazły się również finanse (33 proc.), zarządzanie inwestycjami i projektami (29 proc.) oraz zarządzanie jakością (28 proc.). 23 proc. wskazało takie kierunki dalszego rozwoju narzędzi BPM jak: integracja z systemami zewnętrznymi (np. SAP), wsparcie IT i obsługa zgłoszeń, rozwój i planowanie produkcji, zamówienia, zakupy, procesy operacyjne, logistyka/spedycja, reklamacje oraz prowadzenie projektów. Należy podkreślić, że wielu respondentów planuje tworzyć procesy dedykowane, zgodnie ze ścisłymi wytycznymi klienta wewnętrznego.

To pokazuje, że wiodące firmy wyszły już z pierwszej fazy cyfrowej transformacji, czyli tworzenia procesów klasycznych, sprawdzonych, takich jak obiegi faktur i urlopów, a zaczęły w pełni doceniać i wykorzystywać potencjał posiadanych narzędzi BPM, można rzec: poczuły apetyt na więcej – Radosław Putek, prezes firmy WEBCON

Nie tylko budżet spowalnia

Raporty w skali globu wskazują, że choć popularność cyfrowej transformacji wzrosła w roku 2015 o połowę w stosunku do roku 2014 (Google Trends, 2016), 47 proc. firm jeszcze nie rozpoczęło u siebie tego procesu (Progress, 2016), choć 55 proc. z nich ma zamiar wystartować ze zmianą właśnie w roku 2017 (Progress, 2016).

Co powstrzymuje polskie firmy przed śmielszym rozwojem cyfryzacji? Ankietowane firmy wskazały cztery kluczowe przeszkody we wdrażaniu platformy BPM w organizacji, za główną podając brak zasobów ludzkich (49 proc.), a następnie opór przed zmianą (42 proc.). Co ciekawe, brak przekonania decydentów okazał się tak samo ważnym hamulcem do wdrażania automatyzacji procesów biznesowych, jak brak budżetu (37 proc.).

Na dalszych miejscach badani klienci wymienili trudności w wykazaniu ROI (18 proc.), obawa przed długim czasem wdrożenia (15 proc.) oraz inne powody (w sumie 5 proc. ankietowanych), takie jak chociażby duża liczba innych projektów.

Odpowiednie narzędzie to efektywniejszy rozwój

Cyfrowa transformacja rozprzestrzenia się z procesów wertykalnych na horyzontalne, przenikając poszczególne działy i funkcje oraz sięgając na zewnątrz organizacji, co Gartner nazywa tworzeniem cyfrowego ekosystemu. Wymaga on bardziej kreatywnego niż tradycyjne zarządzania procesami biznesowymi, co umożliwiają tylko odpowiednie narzędzia, na tyle zwinne, by nadążyć za zmieniającym się jak w kalejdoskopie otoczeniem biznesowym.

Z badań firmy Gartner wynika, że mniej innowacyjne rozwiązania BPM (które np. nie zapewniają skutecznego zarządzania zmianą) uniemożliwią 80 proc. firm osiągnięcie pożądanych celów ich strategii cyfrowej w roku 2017. Zdaniem ekspertów Gartnera, tylko 40 proc. zadań w firmie można uznać za rutynowe, dające się obsłużyć za pomocą tradycyjnych systemów BPM. 60 proc. charakteryzuje się pewnym stopniem niepewności i nie da się ich przewidzieć ani modelować z wyprzedzeniem. Gartner podkreśla, że w roku 2017 aż 70 proc. skutecznych modeli biznesowych będzie się opierać na realizacji procesów niestabilnych, zmieniających się wraz z potrzebami klienta.

W przypadku procesów wymagających ciągłej adaptacji zarówno do wymagań zewnętrznych, rynkowych, jak i wewnętrznych, wypływających z potrzeb pracowników, narzędziami, które sprawdzą się na dłuższą metę, są rozwiązania klasy Rapid Application Development (RAD). Umożliwiają one nie tylko zwinne tworzenie aplikacji biznesowych, ale przede wszystkim prostą i szybką ich modyfikację, nawet przez osoby nie będące programistami. To właśnie szybka reakcja firmy na pewne sytuacje i zjawiska, a nawet wyprzedzenie ich, może zapewnić firmie pozycję lidera na rynku – Radosław Putek, prezes firmy WEBCON