Szybko, nowocześnie i bez zbędnych procedur. Żyjemy w czasach, w których mamy dostęp do przeróżnych programów ułatwiających zarządzanie biznesem. Producenci oprogramowania dwoją się i troją, aby sprostać potrzebom użytkowników i stworzyć szyte na miarę rozwiązania. I choć słuchanie opinii klientów to podstawowa zasada efektywnego usprawniania produktu, to istnieje jeszcze jedna reguła, która równie mocno wpływa na użyteczność produkowanego programu. Czy i jakie korzyści przynosi producentom testowanie własnych systemów?
Korzystanie z własnych rozwiązań daje szansę na bieżące monitorowanie niedociągnięć i ulepszanie produktu w oparciu o biznesowe realia. W dobie rynku otwartego na potrzeby klienta i skupionego na magicznym “usability” łatwo zapomnieć o tym, że własny produkt warto również wypróbować …na sobie. Na rynku prym wiodą te rozwiązania, które – projektowane w odpowiedzi na rzeczywiste problemy przedsiębiorstw – maksymalnie upraszczają procesy biznesowe. Mało kto zastanawia się jednak, jaka jest geneza takich systemów i czy ich producenci sami używają narzędzi, które oferują. Jak się bowiem okazuje, korzystanie z własnych usług może być dla produktu równie rozwojowe, co konsumencki feedback.
Ulepszanie przez testowanie
Nikt tak jak producenci systemów nie wie, jak trudno przeprowadzić w firmie zmianę procesów biznesowych. To właśnie producent oprogramowania przysłowiowo wchodzi w buty tych użytkowników, którym wciąż nie w smak jest technologiczny postęp. Dlatego też tak ważne jest doświadczenie procesu zmiany systemu zwłaszcza we własnych strukturach, co umożliwia pełniejsze empatyzowanie z klientem i właściwe zrozumienie nie tylko jego potrzeb, ale przede wszystkim obaw związanych z planowaną transformacją.
Co najważniejsze, decyzja o przejściu na nowoczesne oprogramowania nigdy nie następuje z dnia na dzień. Kluczowe zmiany strategiczne dokonują się zazwyczaj wraz z rozwojem firmy, kiedy to dotychczasowe procesy biznesowe stają się niewydolne. Producent, który na własnej skórze doświadczył rewolucji systemowej z udziałem własnego produktu, efektywnie przeprowadzi potem przez ten proces swoich klientów.
Choć od początku używaliśmy własnej aplikacji do współpracy z księgowym i tworzenia archiwów dokumentów, na początku do elektronicznego obiegu dokumentów dostęp miały tylko osoby zarządzające. Wynikało to z tego, że firma była niewielka, a obieg faktury kończył się na przesłaniu skanu do księgowej. Zmiany nastąpiły wraz z błyskawicznym rozwojem, ze wzrostem liczby pracowników i rozproszeniem naszej załogi po całym kraju. Zaczęliśmy poszerzać ilość użytkowników aplikacji ze względu np. na zakupy firmowe dokonywane w całej Polsce. Tak duże zmiany w dostępie do archiwum wymagały przede wszystkim stworzenia zaawansowanych uprawnień, konfiguracji danych czy ścieżek akceptacji dla różnych typów wydatków. Dzięki temu “problemowi” w pełni wdrożyliśmy we własnych strukturach produkt, który wcześniej tworzyliśmy w oparciu o potrzeby klientów. Niewątpliwie było to unikalne doświadczenie, które umożliwiło nam spojrzenie na proces aktualizacji systemu oczami jego użytkownika, a w konsekwencji na usprawnienie nie tylko produktu, ale całego procesu wdrożeniowego – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Magia praktycznej wiedzy
Czy wdrażanie własnego produktu jest łatwiejsze od implementacji cudzego rozwiązania? Z pewnością tak, ale nie zapominajmy o tym, że producenci zaawansowanych programów także muszą dostosować procedury do dostępnych możliwości własnego systemu, na którym pracują. Nie ma się co oszukiwać – produkt idealny nie istnieje, ale znając dostępne konfiguracje oprogramowania, producenci są w stanie przemodelować procesy biznesowe w swojej firmie w taki sposób, aby system mógł idealnie się do nich dopasować. A co z przeciętnym użytkownikiem, który nie miał uprzednio okazji poznać wszystkich tajemnic systemu?
Co prawda szybko dostosowaliśmy własny program do firmowych możliwości systemowych, ale doświadczenie to zwróciło naszą uwagę na kwestię wiedzy, która determinuje istotne różnice pomiędzy korzystaniem z produktu własnego, a obcego. Przy produkcie własnym wiadomo o nim wszystko, co pozwala na maksymalne wykorzystanie jego usprawnień. Przy produkcie obcym, użytkownicy najpierw korzystają z tych głównych funkcjonalności, a dopiero potem poznają mniej standardowe opcje. Zaczęliśmy się zatem zastanawiać nad tym, jak przyspieszyć ten proces i umożliwić klientom cieszenie się wszystkimi funkcjonalnościami od samego początku. Tym sposobem od dwóch lat organizujemy konferencje dedykowane właśnie użytkownikom programu, podczas których mają oni okazję zaktualizować i poszerzyć swoją wiedzę, a często również wziąć udział w praktycznych warsztatach – podsumowuje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Zmiana procesów biznesowych w firmie zawsze rodzi obawy przed tym, jakie wyzwania rzuci pracownikom nowe rozwiązanie. To dlatego poza systematycznym zbieraniem konsumenckiego feedbacku, producenci powinni sami korzystać z własnego produktu i wraz z całym zespołem angażować się w jego rozwój. W tej branży bowiem testowanie zaprojektowanego przez siebie rozwiązania w strukturach własnej firmy jest najlepszym (i najtańszym!) sposobem na sprawdzenie jego użyteczności. A nic tak nie ułatwia spojrzenia na produkt oczami klienta, jak stanie się jego (nie)zwykłym użytkownikiem.
