We współczesnych przedsiębiorstwach znaczącą rolę odgrywa dobre współdziałanie ze sobą działów front office i back office. Efektywne zarządzanie ich strategią staje się jednym z kluczowych zadań przedsiębiorstwa. Zwiększenie lub wprowadzenie automatyzacji w szeregi struktur back office może przynieść duży wzrost skuteczności działań całej firmy, pomimo braku bezpośredniej korelacji z wytwarzaniem przychodów. Analizy eksperckie wskazują na bezpośrednie powiązanie procesów backoffice z lojalnością ze strony klienta.
Jakie są główne problemy w backoffice?
Brak poprawy funkcjonowania back office to spadek wydajności firmy. Rezygnacja ze zmian w dziedzinie wsparcia biznesu lub niepowodzenie w ich reorganizacji przynosi następstwa w postaci utraconych szans biznesowych oraz dodatkowych kosztów operacyjnych.
Niepoprawnie funkcjonujący dział backoffice to niepoprawna wydajność firmy. Może przynieść to konsekwencje w postaci utraconych szans biznesowych czy zwiększenia kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.
- Dział backoffice boryka się z problemem mniejszej efektywności niż front line. Może wynikać to z małej lub żadnej automatyzacji.
- Bazy danych często są rozproszone w różnych aplikacjach lub jak to często bywa, rejestrowane w sposób tradycyjny bez użycia odpowiednich narzędzi IT. Wiąże się to oczywiście z dużym nakładem pracy i czasochłonnym procesem.
- Nowe technologie wdrażane są w backoffice za późno. Zarządzanie w sposób tradycyjny jest mało wydajne i efektywne.
- Z uwagi że backoffice nie jest bezpośrednio powiązane z wytwarzaniem przychodów, jest w firmach marginalizowane i spychane na dalszy plan inwestycyjny. To błąd.
Jak zoptymalizować proces Back Office– czytaj więcej tutaj.
Robotyzacja procesów Back Office – Dlaczego jest taka ważna?
Odpowiednie zarządzanie infrastrukturą back office w firmie daje możliwości lepszego zarządzania i kosztami operacyjnymi, które są zmora wielu firm. Lepiej wykorzystana efektywność pracowników oraz płynność procesowa to zadowolenie po stronie klienta.
W polskich firmach nadal panuje dosyć tradycyjna organizacja backoffice, czyli oparta na dokumentacji papierowej. Jest to rozwiązanie przestarzałe, mało wydajne i kosztochłonne w porównaniu do nowoczesnych rozwiązań IT.
Z reguły większość działań w firmie skupia się na zwiększeniu sprzedaży, usprawnieniu produkcji i jej procesów lub zwiększeniu zysków przedsiębiorstwa, dlatego takie hasła jak: automatyzacja procesów, chmura czy big data pozostają ignorowane i zamknięte głównie s wąskim obszarze IT. Może to doprowadzić do sytuacji, kiedy back office pozostaje coraz bardziej w tyle całej struktury organizacji firmy.
Optymalizacji / robotyzacji procesów back office – poznaj korzyści.
Jedną z najważniejszych korzyści jest podniesienie jakości usług przedsiębiorstwa, lepsza i wydajniejsza obsługa klienta oraz kontrola i transparentność procesu. Wśród innych pozytywnych efektów optymalizacji back office możemy wymienić:
- Automatyzację wielu procesów i znaczną eliminacje prac manualnych,
- Dostosowanie usług do profilu danego klienta,
- Lepsze wykorzystanie zasobów firmy,
- Innowacyjne rozwiązania i nowoczesne technologie,
- Lepsza stabilność biznesu,
- Wyższa terminowość wykonywanych zadań.