Odpowiednia sala konferencyjna lub szkoleniowa jest jednym z najważniejszych elementów każdego wydarzenia. Nowa usługa na rynku pozwala na zabukowanie jej online o dowolnej porze.
Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz – z tego powodu duża część organizatorów wydarzeń, szkoleń i konferencji kładzie duży nacisk na wybór odpowiedniej sali dla swojego przedsięwzięcia. Jednak sam wybór pomieszczenia jeszcze do niedawna obarczony był żmudnym przeczesywaniem internetu w poszukiwaniu ofert w danym mieście. Nawet po znalezieniu obiektu, gdzie można przeprowadzić szkolenie niejednokrotnie okazuje się, że na stronie brakuje niezbędnych dla nas informacji. Rozpoczyna się ping-pong mailowy z właścicielem, a potem kolejny i kolejny – aż do momentu, kiedy mamy przynajmniej kilka ofert do porównania.
Ten sposób samodzielnego wyszukiwania informacji o ofertach praktycznie zniknął na rynku turystycznym. Dzięki rozwojowi internetowych platform rezerwacyjnych możemy szybko porównać dziesiątki ofert noclegów w jednym miejscu, mając komplet niezbędnych dla nas danych, a następnie zarezerwować wybrany z nich online w czasie rzeczywistym. Ta forma internetowego marketplace’u stopniowo przenikała do innych branż – obecnie możemy zarezerwować wizytę u fryzjera, zamówić jedzenie z dostawą do domu czy nawet hotel dla psa na czas wakacji. Dlaczego więc nie moglibyśmy wyszukiwać i rezerwować sal szkoleniowych i konferencyjnych online?
Marketplace dla sal szkoleniowych i konferencyjnych
Niezapełnioną dotąd niszę na rynku sal na wynajem postanowił zapełnić polski portal Spotello, który został uruchomiony we wrześniu 2017 roku. Strona została zbudowana w oparciu o silnik SmartRooms, będący systemem ERP do zarządzania wynajmem sal szkoleniowych z pozycji właściciela. Od tamtego momentu platforma przeszła kilka poważnych aktualizacji, dzięki którym już w tym momencie mamy możliwość sprawdzania dostępności w wybranym terminie oraz bukowania online sal na szkolenie, konferencję, warsztaty lub coaching bez konieczności potwierdzenia ze strony obiektu.
Platforma wychodzi naprzeciw klientom, którzy potrzebują szybkiej i kompleksowej informacji o opcjach wynajmu w wielu miastach – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę podstawowe parametry, a w wynikach wyszukiwania znajdziemy te sale szkoleniowe, które spełniają kryteria. Listę możemy zawęzić, korzystając z rozbudowanych filtrów wyszukiwania.
Po założeniu konta na Spotello możemy bukować sale we wszystkich częściach Polski oraz mamy dostęp do faktur ze złożonych zamówień w jednym miejscu. Po dokonaniu rezerwacji klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie wraz z tzw. voucherem. Zawiera on wszystkie najważniejsze informacje, dotyczące rezerwacji – m.in. mapę z lokalizacją sali szkoleniowej oraz wskazówki dojazdu. W jednym pakiecie przesyłany jest także podobny dokument bez szczegółów płatności, który można potraktować jako informację dla uczestników spotkania i rozesłać drogą mailową.
Wprowadza to większą elastyczność na rynek, który bazuje na tradycyjnym kontakcie telefonicznym lub mailowym, dając klientom perspektywę bukowania sal nawet w środku nocy – poza godzinami funkcjonowania firm.
Jakie dane powinieneś przygotować przed rozpoczęciem wyszukiwania sali szkoleniowej?
Miasto i lokalizacja – wybierz, w jakim mieście chcesz zorganizować swoje szkolenie lub przejrzyj dostępne sale szkoleniowe w wielu miejscowościach.
Odpowiednia lokalizacja wydarzenia może znacząco wpłynąć na powodzenie Twojego szkolenia lub konferencji. Jeżeli sala znajduje się w miejscu, do którego nie da się szybko dotrzeć korzystając z transportu publicznego oraz nie jest odpowiednio oznakowana, na wydarzenie może przyjść mniej osób, niż zakładaliśmy. Z tego powodu warto wyszukać sale, do których uczestnik będzie mógł łatwo trafić – niezależnie od tego, czy zna miasto czy właśnie przyjechał z innej miejscowości na twoje wydarzenie. Najłatwiej wykorzystać w tym celu mapę na Spotello, gdzie można sprawdzić lokalizację wszystkich dostępnych sal.
Ponadto zlokalizowanie spotkania w obiekcie, położonym w ścisłym centrum miasta może znacząco podnieść prestiż wydarzenia. Pamiętaj jednak, że niejednokrotnie idą za tym wyższe koszta wynajmu. Salę o takim samym metrażu i zbliżonym wyposażeniu, ale z niższą stawką znajdziemy w dalszych dzielnicach miasta. Należy także pamiętać o tym, że obiekty, znajdujące się w centrum miasta zwykle nie posiadają dużego parkingu, mogącego pomieścić samochody wszystkich uczestników.
Jeżeli skłaniasz się ku obiektowi, położonemu dalej od centrum miasta, zwróć uwagę na to, by posiadał on w pobliżu parking dla uczestników spotkania – tak, by nie musieli tracić czasu przed spotkaniem na szukanie wolnego miejsca postojowego.
Termin spotkania – jest to podstawowa informacja, niezbędna do organizacji wydarzenia. Zazwyczaj organizatorzy szkoleń ustalają ją z wyprzedzeniem pozwalającym na wybranie odpowiedniej sali zanim większość z tych dostępnych zostanie zabukowana. Spotello udostępnia opcję rezerwacji wstępnych z darmową anulacją, jeśli do dnia wynajmu pozostało więcej, niż 9 dni. Istnieje także możliwość rezerwacji sal w trybie Last Minute.
Rozmiar sali szkoleniowej oraz liczba osób – Podczas organizacji wydarzenia kryterium wielkości sali jest jednym z najważniejszych, które decyduje o wyborze lokalizacji. Odpowiedni rozmiar to taki, w którym wszyscy uczestnicy pomieszczą się bez problemów w określonym ustawieniu. Nie bez przyczyny poruszamy tutaj kwestię ustawienia krzeseł i ławek – jeżeli zależy Ci na jak największej ilości osób w sali, powinieneś zainteresować się ustawieniem teatralnym. Na potrzeby mniejszych spotkań i szkoleń dobrze sprawdza się układ szkolny lub w podkowę.
Katering – szczególnie w przypadku dłuższych szkoleń i konferencji organizatorzy zwykle przygotowują przerwę kawową lub lunch dla uczestników spotkania. Do tej pory odbywało się to najczęściej na zasadzie dodatkowych negocjacji z właścicielem sali lub zewnętrzną firmą, która zapewniała posiłek. Spotello jest pierwszą polską platformą, która umożliwia złożenie kompleksowego zamówienia na wynajem sali oraz katering w jednym miejscu. Ponadto portal automatycznie przelicza stawki po zaznaczeniu dodatkowych usług. Wyświetlana cena jest zatem całkowitą kwotą netto, którą należy zapłacić za zamówienie o podanych parametrach.
Podsumowując – Jeżeli np. szukasz klimatyzowanej sali na szkolenie dla 24 osób w Poznaniu w konkretnym terminie, wystarczy wybrać miasto z listy i podać liczbę uczestników i datę, a następnie w filtrach zaznaczyć opcję AC. W wynikach znajdziesz tylko te sale szkoleniowe w Poznaniu, które będą spełniały założone wymagania wyszukiwania. Dodatkowo, jeżeli interesują cię sale o konkretnym metrażu, możesz zaznaczyć żądany przedział wymiarowy w filtrach. System wyświetli tylko te pomieszczenia, które mają wymaganą kubaturę.
Co powinna mieć sala szkoleniowa i konferencyjna?
Dobra sala szkoleniowa to taka, która posiada niezbędne wyposażenie, pozwalające na sprawne przeprowadzenie spotkania zgodnie z założonym planem. Wybierając salę zwróć szczególną uwagę na fotografie wnętrz. Ze zdjęć możesz wyczytać rzeczy, których nie sposób zawrzeć nawet w najdokładniejszym opisie – np. jakie robi ogólne wrażenie, czy jest jasna, zadbana i czysta. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę?
- Trudno sobie wyobrazić sobie szkolenie lub (tym bardziej) konferencję, która nie wykorzystywałaby żadnych środków wizualnej prezentacji treści. Z tego powodu jeśli planujesz wyświetlać uczestnikom materiały audio-video, warto odfiltrować te sale, które nie udostępniają projektora i ekranu w sali. Zwróć również uwagę, czy sale można zaciemnić – tak, by wyświetlane treści były dobrze widoczne nawet w słoneczne dni.
- Jeżeli twoje wydarzenie będzie odbywać się w porze letniej, zadbaj o komfort uczestników wybierając klimatyzowaną salę.
- Jeżeli organizujesz dużą konferencję z przynajmniej setką uczestników, rozważ też wykorzystanie sprzętu nagłaśniającego.