W Polsce coraz większą popularność zyskuje cyfrowy obieg dokumentów o charakterze finansowo – księgowym. Chociaż niektóre firmy cały czas mają przeświadczenie, że informacje na ich temat oraz firmy przez nich zarządzanej nie są przechowywane w bezpieczny sposób. To myślenie jest błędne, a rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z Faktury XL do gromadzenia dokumentów.
Statystyki są jednoznaczne, co trzecia faktura wystawiona w Polsce zostaje wystawiona online, z kolei co czwarta dociera do kontrahenta w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy całkowicie zaufali sieci, gdyż ogromna ilość aż 98% przedsiębiorców cały czas gromadzi je w postaci papierowej. Występują one zarówno w biurze, jak i w ich domach. Nietrudno jest zrozumieć skąd wzięło się takie zachowanie. Jest to ściśle związane z występującymi od lat przyzwyczajeniami, a także nieodpowiednio rozumianym komfortem. Ogromna ilość przedsiębiorców czuje się zdecydowanie lepiej, kiedy mają oni dokument w postaci papierowej. Należy jednak zdawać sobie sprawę, że niesie to za sobą spore ryzyko związane z płynnością firmy, jak i samym bezpieczeństwem. Natomiast dobry program do wystawiania faktur rozwiązuje wszystkie te problemy i przyśpiesza znacznie pracę.
Papierowe dokumenty narażone są na pomyłki
Przedsiębiorcy oraz kontrahenci używają papieru z przyzwyczajenia, jednakże nie przekłada się to na bezpieczeństwo. Dokument papierowy w trakcie wszystkich faz uzupełniania może zawierać liczne pomyłki. Błędy występują zarówno w trakcie wystawiania samego dokumentu (niewłaściwe dane, błędny NIP itd.), jak również w momencie dostarczania go do kontrahenta oraz w obiegu wewnętrznym. Kiedy wziąć pod uwagę dokument papierowy może on zapodziać się, zniszczyć bądź można o nim po prostu zapomnieć, chociażby w sytuacji, gdy znajduje się w środku przesyłki. Wielokrotnie, jako efekt niewielkich pomyłek występujących w dokumencie bądź na skutek jego zapodziania, terminy projektów w których uczestniczyło paru kontrahentów nie odbywały się na czas. Określenie w jakim miejscu znajduje się dokument w formie papierowej nie jest łatwe i często wiąże się z dużą ilością rozmów pomiędzy pracownikami. Omówiona sytuacja odnosi się przede wszystkim do sytuacji, gdy faktura została dostarczona do kontrahenta w postaci klasycznej oraz elektronicznej.
Jakie korzyści związane są z wprowadzeniem chmury?
Gromadzenie oraz modyfikowanie informacji online, czyli w chmurze to metoda wybierana coraz częściej przez przedsiębiorców działających w Polsce. Omawiana metoda dopasowuje się do przesłanek bezpiecznego modyfikowania danych finansowych, daje również możliwość na używanie ich do koniecznych uzgodnień. W związku z tym nie występują trudności związane z klasycznymi obrotami dokumentów w formie papierowej.
To dobry moment, żeby zaznaczyć, iż system informatyczny występujący online traktuje dokument księgowy jako strumień danych, dzięki czemu nie występują żadne kłopoty w monitorowaniu go. Nie załącza się ich do wiadomości, gdyż jego wytworzenie odbywa się w systemie na koncie przypisanym do przedsiębiorcy wystawiającego fakturę, a w dalszej kolejności z tego samego miejsca jest uzyskiwany przez kontrahenta. Jest to jednoznaczne z brakiem pojawienia się jakichkolwiek pomyłek, dokument nie może się zapodziać oraz zostać skradziony. To jednak nie wszystkie zalety. System elektroniczny zajmuje się uzyskiwaniem informacji na temat Nabywcy, a używa do tego bazy GUS. Niezbędne jest jedynie wpisanie numeru NIP, a reszta danych w sposób automatyczny wypełni puste pola dokumentu, co przełoży się na właściwe uzupełnienie informacji oraz oszczędność czasu. Program zajmuje się kontrolą statusu podatnika – Nabywcy w VAT, a także oferuje opcję generowania pliku JPK_VAT w oparciu o występujące w nim informacje bądź oferuje system automatycznego wystawiana faktur dla wybranych odbiorców. Zastosowanie są zabezpieczenia bankowych systemów transakcyjnych, przez co rozumie się szyfrowanie SSL, hasła umożliwiające otwieranie linków, oferuje niezwykle wysokie bezpieczeństwo bez porównania do tego, które występuje w trakcie używania klasycznych wersji.
Proste dostarczanie faktur
Zarówno wystawianie, jak i udostępniania, a następnie modyfikowanie dokumentów w programie Faktura XL to czynności intuicyjne charakteryzujące się znacznym komfortem, w porównaniu do klasycznych metod. Faktura stworzona w Fakturze XL może zostać udostępniona firmie księgowej i nabywcy. Kontrahenci uzyskują linki umożliwiające otwarcie plików, ale nie mają załączników w wiadomościach. Konto tego typu do 10 faktur na miesiąc nie wiąże się z żadnymi opłatami, a oferuje ogromne ilości zalet oraz możliwości.
Kiedy przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, system posiada przede wszystkim charakter biznesowy. W programie online rozliczane są wszystkie transakcje odbywające się w przedsiębiorstwie, wystawia się tam faktury oraz udostępnia zarówno kontrahentom, jak i księgowym. To program odpowiada za dostarczenie informacji o konieczności uiszczenia należności, na bieżąco śledzi poziom rozliczania się z fiskusem i inne. Dzięki niemu oszczędza się czas i pieniądze, ale to nie wszystko. W jakimś stopniu odbywa się automatyzacja procesów, każde zadanie dotyczące konkretnego dokumentu oraz ich serii odbywa się jedynie przy pomocy naciśnięcia paru klawiszy. Nie trzeba już dłużej kopiować i wklejać informacji z jednego pliku do drugiego, korzystać z zestawień, bilansów i raportów. Kiedy przedsiębiorca sięga po klasyczne metody, nie ma możliwości uzyskania tak dobrego poziomu sprawności operacyjnej.