Wprowadzenie rozwiązań służących do zarządzania dostępem do firmowych zasobów z urządzeń mobilnych to dla wielu organizacji poważna decyzja. Kojarzy się nie tylko z szerokim dostępem do danych, ale również określanym przez to stylem życia, związanym z możliwością pracy w dowolnym miejscu i różnorodnością wykorzystywanych urządzeń. Kluczowe są także kwestie utrzymania, optymalizacji efektywności i zaangażowania takich pracowników.

By zwiększyć efektywność firmy i zaangażowanie jej pracowników dział IT, – podobnie jak inne – wymaga odpowiedniej strategii w zakresie zarządzania ludźmi. Podniesienie  wydajności i satysfakcji pracowników mobilnych wraz z utrzymaniem odpowiedniego poziomu ich zaangażowania stanowi jedną z funkcji IT. W tym celu zarówno strategia, systemy, narzędzia oraz inne procedury wymagane w zakresie mobilności muszą być rozwijane.

Właściwe nastawienie sprzyja efektywności i zaangażowaniu

Z definicji, zaangażowaniem określa się stopień relacji pracownika z organizacją. Jest ona powiązana z takimi elementami jak efektywność czy jakość pracy, przywiązanie do firmy, chęć pozostania i budowania swojej kariery w jej strukturach, czy w końcu gotowość do ponoszenia dodatkowego wysiłku na jej rzecz. Samo zaangażowanie jest budowane w oparciu o takie czynniki jak: styl zarządzania, relację z przełożonym, możliwości rozwoju i budowania własnej kariery, warunki zapewnione przez pracodawcę, jakość współpracy z innymi pracownikami czy wynagrodzenie. Stąd też tak ważna jest zmiana percepcji osób zarządzających.

Doświadczenie pokazuje, że jeśli firma chce dostosować system pracy do wymogów pracowników zmieniając go na bardziej mobilny i jednocześnie utrzymać odpowiednie zaangażowanie, zmiany muszą również objąć kadrę zarządzającą. Powinna ona dostosować swoje wymagania odnośnie obecności ludzi w biurze na rzecz ich pracy z różnych lokalizacji, a także zrewidować metody ich rozliczania np. z systemu godzinowego na projektowy. To jedynie kilka istotnych czynników z perspektywy uzyskania optymalnego zwrotu inwestycji. Do kadry zarządzającej należy także opracowanie i wdrożenie w rzeczywistość odpowiedniego planu zarządzania mobilnymi pracownikami i zapewnienie im takich warunków, które sprzyjają ich efektywności i zaangażowaniu. – mówi Sebastian Kisiel z  Citrix Systems Poland.

Zarządzanie poprzez zaangażowanie wydaje się być najlepszą strategią, którą powinni kierować się managerowie. Takie podejście umożliwia pracownikom mobilnym uzyskanie konkretnych i określonych wcześniej w ramach procesu zarządzania celów; utrzymania terminów, wynikających z harmonogramów czy kontroli wydatków, realizowanych projektów w ramach wcześniejszych założeń budżetowych – bez względu na ich rzeczywistą lokalizację. Jednak do realizacji tej strategii istotne jest wzajemnie zaufanie.

W praktyce, zaangażowani pracownicy pracują lepiej. To z kolei w naturalny sposób podnosi jakość i efektywność ich pracy i przekłada się na sukces firmy. Dbając o jakość swojej pracy, wytwarzanych produktów i usług, czują się związani z organizacją, więc zależy im np. na rozwoju oferty, dobrej obsłudze klienta czy budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Tak więc niezwykle istotne dla zarządzających staje się zarówno określenie poziomu zaangażowania pracowników, ich identyfikacja, a następnie podejmowanie konkretnych działań w celu zatrzymania ich w organizacji. Aby posiadać pełną wiedzę na temat tego, co angażuje pracowników w danym miejscu pracy, trzeba znać zarówno siłę związku poszczególnych czynników z zaangażowaniem, jak i ich aktualną ocenę przez pracowników – dzięki temu można wyznaczyć mocne strony zarządzania i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Stały, systematyczny wzrost poziomu zaangażowania możliwy jest, jeśli firmy nie tylko analizują poszczególne wyniki badań zaangażowania i badań satysfakcji pracowników, ale przede wszystkim planują systemowe działania polegające na usprawnianiu procesów, systemów i narzędzi, a także poprzez wewnętrzne zespoły projektowe angażujące menedżerów i pracowników w tworzenie i wdrażanie nowych rozwiązań.

IT służy pracownikom – nie odwrotnie.

Określone polityki i procedury są istotne, podobnie jak systemy IT, które mają za zadanie wspierać pracowników mobilnych. IT powinno sztywno trzymać się takich zasad jak bezpieczeństwo i starannie je oceniać w regularnych odstępach czasu, by na bieżąco śledzić pojawiające się nowe zagrożenia i dostępne technologie, które pozwalają je niwelować. Wprowadzone elastyczne programy pracy, takie jak np. BYOD mogą być tym samym elastyczniejsze i bardziej zgodne z lokalnymi wymogami i celami.

Ta sama zasada działa w odniesieniu do nowych wersji, ulepszeń i aktualizacji narzędzi oraz  systemów IT. Kontrola systemu wsparcia pozwala upewnić się, że stosowane w firmie rozwiązania IT nie obniżają efektywności pracowników mobilnych. Ważne jest też wyszukiwanie i analiza skarg na uciążliwe procedury, powtarzające się prośby o wprowadzenie nowych funkcji czy możliwości oraz zapewnienie prostoty we wszystkich aspektach operacji mobilnych. Innymi słowy, systemy IT muszą wspierać misję i założenia biznesowe, muszą też być łatwe w obsłudze i w zarządzaniu oraz bezpieczne, a wszystko to bez obciążania pracownika mobilnego.

W każdym przypadku istotne jest słuchanie użytkowników i ich opinii dotyczących stosowanych polityk i procedur operacyjnych w organizacji. Elastyczni pracownicy powinni czuć, że ich czas jest odpowiednio wykorzystywany na rzecz organizacji a nie marnowany. Edukacja i szkolenia, regularna komunikacja i umacnianie relacji mogą w znacznym stopniu pomóc w utrzymaniu zadowolenia pracowników, co w konsekwencji ma wpływ na ich zaangażowanie i efektywność.