Na co warto zwrócić uwagę podczas wynajmu sali konferencyjnej? Jakie warunki i wyposażenie będzie pożądane?
Podczas organizacji szkolenia, wykładu, warsztatów lub innego spotkania wymagającego wynajęcia sali konferencyjnej musisz przeanalizować potrzeby grupy oraz prowadzącego, zanim zdecydujesz się zarezerwować odpowiedni lokal. Przykładem świetnie wyposażonego miejsca w Toruniu jest sala konferencyjna w Hotelu Nicolaus. Sprawdź, jakie cechy warto brać pod uwagę, jakiego rodzaju elementy wyposażenia przed dokonaniem rezerwacji?
Czym się kierować szukając sali konferencyjnej na wynajem?
- Cena za wynajem sali konferencyjnej
Zanim zabierzesz się za przeglądanie ofert różnych sal, ustal, jakim budżetem dysponujesz. Stawki są bardzo zróżnicowane nawet na terenie jednego miasta. Wiele zależy od tego, gdzie znajduje się sala, jak jest wyposażona i jaki ma prestiż.
- Wielkość sali
Oszacuj przewidzianą liczbę uczestników. Ilu jest chętnych na szkolenie, ile osób zaproszono na spotkanie? Pozyskanie tej wiedzy pozwoli Ci ustalić wielkość sali, którą potrzebujesz i ilość miejsc siedzących. Jeżeli organizujesz kameralne spotkanie, nie poleca się raczej wynajmowania zbyt dużej sali, nie tylko z uwagi na koszty, ale także na fakt, że garstka ludzi zebrana na dużej przestrzeni nie będzie wyglądać dobrze.
- Lokalizacja sali konferencyjnej
Ogromny wybór różnego rodzaju sal daje szansę na znalezienie zarówno takiej w centrum dużego miasta z doskonałym dojazdem, jak i w odludnym miejscu, lecz z możliwością noclegu oraz innymi atrakcjami. Ta druga opcja fantastycznie sprawdza się w sytuacji szkoleń, warsztatów kilkudniowych lub połączonych z integracją.
Jakie wyposażenie sali konferencyjnej warto brać pod uwagę?
Wiele zależy od rodzaju organizowanego spotkania, branży itp. Najpopularniejszymi pomocami są jednak:
- sieć Wi-Fi,
- rzutnik multimedialny,
- flipchart,
- sprzęt audio, mikrofon, głośniki,
- klimatyzacja.
Przed rezerwacją sali, dobrze jest sprawdzić rodzaj oświetlenia, układ sali oraz miejsc siedzących, wygodę foteli, a także dostępność parkingu. Dopytaj o możliwość zorganizowania przerwy kawowej. Wielu właścicieli sal konferencyjnych ma w swojej ofercie taką opcję za dodatkową opłatą.